Datenschutz-
erklärung

Stand: 20. Feb 2026

1. Verantwortlicher

Neusser Handballverein e. V.
Venloer Str. 83
41462 Neuss
E-Mail: info@neusserhv.com
Website: https://neusserhv.com

Vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Schutz personenbezogener Daten unserer Mitglieder, gesetzlichen Vertreter, Ehrenamtlichen, Sportler, Interessenten und Besucher unserer Website ist uns ein wichtiges Anliegen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den einschlägigen nationalen Datenschutzvorschriften.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Durchführung der Vereinszwecke erforderlich ist.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Daten:

Stammdaten

• Name, Vorname
• Geburtsdatum
• Anschrift
• Geschlecht (soweit sportorganisatorisch erforderlich)
• Mitgliedsnummer

Kontaktdaten

• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Zahlungsdaten

• IBAN
• Beitragsstatus
• SEPA-Lastschriftmandat

Vereins- und Sportdaten

• Mannschaftszugehörigkeit
• Spiel- und Wettkampfdaten
• Spielerpassdaten
• Funktionen im Verein
• Lizenzen und Qualifikationen

Kommunikationsdaten

• Schriftverkehr
• E-Mail-Korrespondenz
• Veranstaltungsanmeldungen

Bild- und Videodaten

• Fotos und Videos aus Trainings-, Spiel- und Veranstaltungsbetrieb

Bei minderjährigen Mitgliedern verarbeiten wir zusätzlich die Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

4.1 Durchführung der Mitgliedschaft

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

• Mitgliederverwaltung
• Beitragseinzug
• Organisation des Spiel- und Trainingsbetriebs

4.2 Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

• Steuerrechtliche Aufbewahrung
• Meldungen an Behörden oder Verbände

4.3 Berechtigte Interessen des Vereins

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

• Interne Organisation
• Kommunikation mit Mitgliedern
• Öffentlichkeitsarbeit
• Dokumentation des Vereinslebens
• Darstellung sportlicher Aktivitäten

5. Einsatz der Vereinsverwaltungssoftware ClubDesk

Zur Verwaltung der Mitgliederdaten nutzt der Verein die webbasierte Vereinssoftware ClubDesk (www.clubdesk.de).

Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung wurde abgeschlossen.

Über ClubDesk werden insbesondere Mitglieder-, Beitrags- und Kommunikationsdaten verarbeitet.

6. Website (https://neusserhv.com)

Beim Besuch der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, Browsertyp).

Zweck:

• Gewährleistung der Systemsicherheit
• Technische Bereitstellung der Website

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei Nutzung von Kontaktformularen werden die eingegebenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage verwendet.

7. Social-Media-Präsenzen

Der Verein betreibt Präsenzen auf gängigen Social-Media-Plattformen (z. B. Facebook, Instagram, YouTube).

Zweck:

• Öffentlichkeitsarbeit
• Information über Spielbetrieb und Veranstaltungen
• Kommunikation mit Mitgliedern und Interessierten

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Plattformbetreiber verarbeiten personenbezogene Daten eigenverantwortlich. Dabei kann es zu Datenübermittlungen in Drittländer (z. B. USA) kommen.

8. Foto- und Videoaufnahmen (Opt-out-System)

8.1 Erstellung von Aufnahmen

Im Rahmen von:

• Spielen
• Turnieren
• Trainingseinheiten
• Vereinsveranstaltungen
• Mitgliederversammlungen
• Ehrungen

werden regelmäßig Foto- und Videoaufnahmen erstellt.

8.2 Zwecke der Verarbeitung

• Dokumentation des Vereinslebens
• Berichterstattung über sportliche Aktivitäten
• Veröffentlichung auf der Website
• Veröffentlichung in sozialen Medien
• Pressearbeit
• Erstellung von Mannschaftsfotos

8.3 Rechtsgrundlage (auch für Minderjährige)

Die Anfertigung und Veröffentlichung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Das berechtigte Interesse des Vereins liegt in:

• der sachgerechten Darstellung des Vereinslebens
• der sportlichen Außendarstellung
• der Dokumentation von Wettkämpfen
• der Information von Mitgliedern, Eltern, Sponsoren und Öffentlichkeit

Dies gilt auch für minderjährige Mitglieder, insbesondere bei:

• Spiel- und Wettkampfszenen
• Gruppen- und Mannschaftsaufnahmen
• Veranstaltungsübersichten

Eine gesonderte Einwilligung ist hierfür grundsätzlich nicht erforderlich.

8.4 Schutzmaßnahmen

Der Verein achtet darauf, dass:

• keine sensiblen Daten veröffentlicht werden,
• keine herabwürdigenden oder entstellenden Darstellungen erfolgen,
• keine Einzelhervorhebung gegen den erkennbaren Willen der Betroffenen erfolgt.

Für gezielte Einzelportraits, Interviews oder besonders hervorgehobene Darstellungen kann im Einzelfall eine gesonderte Einwilligung eingeholt werden.

8.5 Widerspruchsrecht (Opt-out)

Gesetzliche Vertreter minderjähriger Mitglieder sowie volljährige Mitglieder selbst haben jederzeit das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung von Foto- und Videoaufnahmen einzulegen, soweit sich aus der besonderen Situation Gründe ergeben.

Ein Widerspruch ist zu richten an:
info@neusserhv.com

Im Falle eines Widerspruchs:

• werden zukünftige Veröffentlichungen unterlassen,
• werden vorhandene Inhalte – soweit technisch möglich und zumutbar – entfernt,
• wird ein entsprechender Sperrvermerk in der Mitgliederverwaltung berücksichtigt.

Bereits gedruckte Materialien bleiben hiervon unberührt.

9. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur:

• an Sportverbände (Spielbetrieb)
• an IT- und Verwaltungsdienstleister (z. B. ClubDesk)
• an Banken (Beitragsabwicklung)
• an Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung

Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nicht ohne Rechtsgrundlage.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gespeichert:

• für die Dauer der Mitgliedschaft
• entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• bis zum Wegfall berechtigter Interessen

Anschließend erfolgt Löschung oder Anonymisierung.

11. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen

Anfragen sind zu richten an:
info@neusserhv.com

12. Beschwerderecht

Es besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde des Landes Nordrhein-Westfalen.

13. Datensicherheit

Der Verein trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

14. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst.
Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.

Social-Media-Richtlinie

1. Grundsatz

Social Media dient der positiven Darstellung des Vereins.
Beiträge müssen sachlich, respektvoll und sportlich fair sein.

2. Zulässige Inhalte

• Spielberichte
• Mannschaftsfotos
• Turnierberichte
• Trainingsimpressionen
• Ehrungen

3. Unzulässig sind

• Bloßstellungen einzelner Spieler
• verletzungsbezogene Darstellungen
• spöttische oder wertende Kommentare
• private Inhalte ohne Vereinsbezug
• Veröffentlichung sensibler Daten (Adresse, Telefonnummer etc.)

4. Jugendbereich – besondere Sensibilität

• Keine gezielten Einzelportraits ohne Abstimmung
• Keine Interviews mit Kindern ohne Vorstandsinformation
• Keine emotional aufgeladenen Inhalte nach Niederlagen
• Kommentare regelmäßig prüfen

5. Umgang mit Widersprüchen

• Bei gekennzeichneten Mitgliedern keine Einzelhervorhebung
• Im Zweifel Veröffentlichung unterlassen
• Vorstand kontaktieren

6. Administrationsregel

Zugriff auf Vereinsaccounts erhalten nur:

• Vorstand
• ausdrücklich benannte Social-Media-Beauftragte

Private Accounts von Trainern sind vom Vereinsaccount strikt zu trennen.

WhatsApp-Richtlinie

1. Grundsatz

WhatsApp-Gruppen dienen ausschließlich der organisatorischen Abstimmung im Zusammenhang mit dem Trainings-, Spiel- und Veranstaltungsbetrieb des Vereins.

Die Nutzung erfolgt freiwillig. Eine Mitgliedschaft im Verein ist nicht von der Teilnahme an einer WhatsApp-Gruppe abhängig.

Offizielle, rechtlich relevante Kommunikation (z. B. Beitragsangelegenheiten, Mitgliedschaft) erfolgt nicht ausschließlich über WhatsApp.

2. Charakter der Gruppen

• WhatsApp-Gruppen werden in der Regel privat durch Trainer oder Mannschaftsverantwortliche organisiert.
• Die Teilnahme erfolgt auf freiwilliger Basis.
• Die Telefonnummern der Gruppenmitglieder sind für andere Gruppenmitglieder sichtbar.
• Mit Beitritt zur Gruppe erklären sich die Mitglieder mit dieser Sichtbarkeit einverstanden.

3. Zulässige Inhalte

• Trainingszeiten
• Spieltermine
• Treffpunkte
• organisatorische Hinweise
• kurzfristige Änderungen
• sachliche Rückfragen

4. Unzulässige Inhalte

• Beleidigungen oder respektlose Kommunikation
• politische oder religiöse Diskussionen
• private Werbung
• Kettenbriefe, Memes oder nicht vereinsbezogene Inhalte
• Weitergabe von personenbezogenen Daten außerhalb des Gruppenzwecks
• Veröffentlichung sensibler Informationen (z. B. Verletzungsdetails)

5. Datenschutz und Persönlichkeitsrechte

• Es dürfen keine Fotos oder Videos aus Trainings oder Spielen in die Gruppe gestellt werden, wenn ein bekannter Widerspruch gegen Bildveröffentlichungen vorliegt.
• Screenshots aus der Gruppe dürfen nicht außerhalb der Gruppe weiterverbreitet werden.
• Telefonnummern anderer Gruppenmitglieder dürfen nicht ohne deren Zustimmung gespeichert oder weitergegeben werden.

Trainer und Verantwortliche sind angehalten, sensibel mit personenbezogenen Daten umzugehen.

6. Minderjährige Mitglieder

Im Jugendbereich gilt:

• WhatsApp-Gruppen werden nach Möglichkeit als Eltern- oder Erziehungsberechtigten-Gruppen geführt.
• Direkte Spielergruppen (mit Minderjährigen) sind nur mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten zulässig.
• Trainer sollen keine Einzelchats mit minderjährigen Spielern ohne Einbindung der Eltern führen.

7. Verantwortlichkeit der Gruppenadministratoren

Administratoren sind in der Regel:

• Trainer
• Betreuer
• Mannschaftsverantwortliche

Sie sind verantwortlich für:

• Einhaltung dieser Richtlinie
• Entfernen unzulässiger Inhalte
• Moderation bei Konflikten
• ggf. Ausschluss einzelner Mitglieder bei Verstößen

8. Alternativen zur WhatsApp-Nutzung

Mitglieder, die WhatsApp nicht nutzen möchten, erhalten relevante Informationen auf anderem Weg (z. B. E-Mail, Website oder direkte Ansprache).

Niemand darf benachteiligt werden, weil er nicht an einer WhatsApp-Gruppe teilnimmt.

9. Hinweis zur Datenverarbeitung durch WhatsApp

WhatsApp ist ein Dienst der Meta Platforms Inc.
Bei Nutzung können personenbezogene Daten (z. B. Telefonnummern, Nutzungsdaten) durch den Anbieter verarbeitet und ggf. in Drittländer übertragen werden.

Der Verein hat auf diese Verarbeitung keinen Einfluss.

10. Inkrafttreten

Diese Richtlinie wurde durch Vorstandsbeschluss vom [Datum] beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

Kommunikations- und Datenschutzrichtlinie

Jugendbereich U14 und jünger

1. Grundsatz

Im Kinderbereich (U14 und jünger) gelten erhöhte Schutzmaßstäbe für:

• Persönlichkeitsrechte
• Datenschutz
• Kommunikation
• digitale Veröffentlichungen

Das Kindeswohl und der Schutz der Privatsphäre haben Vorrang vor Öffentlichkeitsinteressen.

2. Foto- und Videoaufnahmen

2.1 Grundregel

Im Kinderbereich erfolgt:

• keine Veröffentlichung von Einzelportraits ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten.
• Mannschafts- oder Gruppenfotos nur ohne Namensnennung.
• Keine Verknüpfung von Bild und vollständigem Namen.

2.2 Spielszenen

Spielszenen dürfen veröffentlicht werden, wenn:

• keine gezielte Hervorhebung einzelner Kinder erfolgt,
• keine sensiblen Situationen (z. B. Verletzungen, emotionale Ausnahmesituationen) gezeigt werden,
• keine vollständige Identifizierbarkeit durch Kombination mit Namensnennung erfolgt.

2.3 Social Media

Im U14-Bereich gilt zusätzlich:

• Keine Markierungen (Tags) von Kindern.
• Keine Verlinkung privater Profile.
• Keine Interviews mit Kindern.
• Keine Einzelvorstellungen („Spieler des Spiels“) ohne Einwilligung.

Im Zweifel gilt: Nicht veröffentlichen.

3. WhatsApp-Regelung

3.1 Grundsatz

Im U14-Bereich werden WhatsApp-Gruppen ausschließlich als Eltern-Gruppen geführt.

Spielergruppen mit minderjährigen Kindern sind grundsätzlich nicht vorgesehen.

3.2 Einzelkommunikation

Trainer führen keine Einzelchats mit minderjährigen Spielern.

Falls organisatorisch notwendig:

• Kommunikation ausschließlich mit Einbindung eines Elternteils
  oder
• über offizielle E-Mail-Kanäle.

Erlaubt sind nur:

• Trainings- und Spieltermine
• organisatorische Hinweise
• sachliche Abstimmung

Nicht zulässig:

• Diskussion sportlicher Leistungen einzelner Kinder
• Kritik an Spielern im Gruppenchat
• Weitergabe von Fotos aus der Gruppe
• Screenshots außerhalb der Gruppe

4. Veröffentlichung von Namen

Im U14-Bereich gilt:

• Keine vollständige Namensnennung in Verbindung mit Bildmaterial.
• Bei Spielberichten maximal Vorname oder Initialen.
• Keine Veröffentlichung von Geburtsjahrgängen in Kombination mit Fotos.

5. Datenschutz-Minimierung

Im Kinderbereich werden nur die zwingend erforderlichen Daten verarbeitet.

Es erfolgt keine:

• Veröffentlichung privater Kontaktdaten,
• Veröffentlichung schulischer Informationen,
• Veröffentlichung von Gesundheitsdaten (z. B. Verletzungsdetails).

6. Verantwortlichkeiten

Für jede Jugendmannschaft U14 wird ein:

• verantwortlicher Trainer
• sowie ein Datenschutz-Ansprechpartner im Vorstand

benannt.

Vor Veröffentlichung sensibler Inhalte ist im Zweifel Rücksprache mit dem Vorstand zu halten.

7. Konflikt- und Beschwerdefälle

Bei Beschwerden von Eltern gilt:

1. Sofortige Prüfung
2. Im Zweifel vorläufige Deaktivierung
3. Sachliche Kommunikation
4. Dokumentation im Datenschutzordner

Im Kinderbereich wird im Zweifel stets zugunsten des Schutzes des Kindes entschieden.

8. Technische Empfehlungen

Empfohlen wird:

• Deaktivierung automatischer Cloud-Synchronisation privater Trainergeräte
• Keine Speicherung von Kinderfotos auf privaten Endgeräten über längere Zeit
• Regelmäßige Löschung nicht benötigter Bilddateien

9. Vorrang des Kindeswohls

Im gesamten U14-Bereich gilt:

Öffentlichkeitsarbeit tritt hinter den Schutz des Kindes zurück!